Päivät täyttyvät hyppelystä Teamsista toiseen, tai pahimmillaan loikit vielä välineestäkin toiseen edestakaisin. Zoom-Teams-Google Meet. Ja uudestaan alusta. Olemme hienosti oppineet pieniä niksejä, miten saada näihin päiviin edes lyhyt hengähdystauko ja aikataulutamme usein sentään etäkokoukset päättymään 15, 10 tai 5 minuuttia ennen kuin täysi tunti tulee täyteen.
Mutta onko yhteinen aikataulutettu aika aina paras ja tehokkain tapa tehdä töitä yhdessä? Vaihtoehto nimittäin on, sillä kokouksia voi pitää myös asynkronisesti. Eli miten?
Mikä on asynkroninen kokous Joidenkin mielestä ei voi edes sanoa, että asynkroninen kokous on mahdollista pitää, sillä asynkronisessa työnteossa kokoukset on juurikin se asia, jota vältetään. Ja kyllä, näin voidaan toki ajatella. Mutta sekoitamme nyt hiukan pakkaa ja lähdemme siitä ajatuksesta liikkeelle, että kokouksen voi pitää asynkronisesti eli eriaikaisesti. On kuitenkin vakiintunutta kutsua esimerkiksi sähköpostikokousta kokoukseksi, vaikka se tapahtuu eriaikaisesti.
Mikä on kokous? Luokittelemme tässä blogissa sellaiset tilanteet kokoukseksi, jossa halutaan nimenomaan yhdessä työstää tai päättää asioista, eikä pelkästään tiedottaa tai ohjeistaa asioista. Sellaiset niin kutsutut “kokoukset”, joissa vain tiedotetaan tai ohjeistetaan, tulisi heti (itse asiassa olisi pitänyt jo) muuntaa asynkroniseksi viestinnäksi - kuten tehdä video ja jakaa se kaikille. Halutessaan voi sitten pitää aiheesta esim. synkronisen Q&A:n kun video on katsottu, jossa päästään keskustelemaan.
Asynkronisen kokouksen perusteet
Yksinkertaistettuna asynkroninen kokous ei ole tiettyyn kellonaikaan, mutta kuitenkin tiettyyn aikaikkunaan sidottu kokous, jossa asioita työstetään eriaikaisesti. Kokoukseen voi siis osallistua itselle sopivaan aikaan sovittujen aikaraamien mukaisesti.
Kokemus on opettanut meille, että asynkroninen kokous vaatii hyvää suunnittelua ja ohjeistusta. Se ei synny itsestään. Perusasioita ovat kokouksen selkeä rytmitys ja deadlinet eri vaiheille sekä sopimus siitä, kuinka päätökset tehdään. Lisäksi kokouksen puheenjohtajan, sihteerin tai jonkun muun sovitun henkilön, täytyy toimia kokouksen moderaattorina ja muistuttaa osallistujia eri vaiheista.
Mistä asioista kannattaa pitää asynkroninen kokous?
Ainakin näistä: rutiiniasiat, joista kuitenkin pitää päättää yhdessä - jos jokin asia ei herätä livekokouksessa keskustelua, niin miksi sitä pitäisi sen enempää vatvoa (erityisesti esim. sähköpostikokous hyvä tähän) tai vaikka sellaiset “rutiinikokoukset”, joissa tehdään esimerkiksi seurantaa (kuten viikkoraportointi).
Mahdollisuus myös näissä: haastavat asiat, jotka vaativat asioiden kaivamista ja perehtymistä eri lähteisiin - kun tarvitaan aikaa työstämiseen ja ajatteluun. Toki haastavien asioiden päättämiseen voi joskus olla perusteltua lisätä myös synkroninen osuus, mutta vähintäänkin osa tällaisista päätösosuuksista on mahdollista tehdä ehkä jopa onnistuneemmin asynkronisesti mitä pelkästään niin että ihmiset ilmiintyvät tiettynä aikana teamsiin pohtimaan vain vähän valmisteltua, haastavaa asiaa. Itse asiassa erinomaisesti valmistellut "normaalit" kokoukset ovat jo usein asynkronisen ja synkronisen kokouksen yhtälö - silloin kun kokousmateriaalin valmisteluun on panostettu ja siihen on voinut etukäteen tutustua ja esimerkiksi käydä jo asynkronisesti keskustelua ja kommentointia etukäteen.
Mistä asioista ei sitten kannata pitää (välttämättä) asynkronista kokousta?
Ns. vaikeat tilanteet, esimerkkinä työntekijän kuuleminen mahdollisen työsuhteen päättämisestä
Motivointi -tilanteet
Kun haluaa varmistaa, että kaikki ymmärtävät asiat varmasti samalla tavalla - ts. “tsekkauspalaverit" (mutta silloinkin itse informaatio saattaa olla hyvä jakaa etukäteen esimerkiksi videomuodossa ja yhteen kokoonnutaan vain tähän tsekkausosioon)
Millä alustalla kokoustetaan asynkronisesti?
Välineellä/alustalla ei sinänsä väliä, mutta sähköpostikokous lienee yleisin tällä hetkellä. Itse olemme pitäneet asynkronisia kokouksia niin sähköpostissa, Padletissa sekä jaetuissa Word-dokumenteissa. Asynkroninen kokous voidaan käydä myös esim. videoviestein ja tällaisten kokousten pitämiseen alkaa olla myös erilaisia ohjelmia. Mutta korostetaan vielä, että tämä ei ole välineurheilua, mutta välineellä tai ohjelmalla on väliä. Emme lähtisi sähköpostilla pitämään oikeastaan mitään muuta kuin “helposti” päätettäviä, rutiininomaisia päätöskokouksia.
Loppuun voimme todeta, että asynkroninen kokous toimii ja se voi pelastaa sinut Teams-ähkyltä! *** Jos asynkroniset kokoukset kiinnostavat, niin voit kuunnella podcastistamme miten me päädyimme pitämään asynkronisen kokouksen ja mitä siitä opimme täältä (jakso 13).
Tämän jälkeen olemme päässeet pitämään useita asynkronisia kokouksia. Voimme auttaa teidänkin organisaation kokouksien muuntamisessa asynkroniseen muotoon - ole rohkeasti yhteydessä!