Miksi sähköposti ei riitä: etätiimin kirjoittamisen pelisäännöt

Etätyössä kirjoittaminen on noussut aivan uuteen arvoon. Kun työskentely tapahtuu eri paikoissa ja usein eri aikaan, viestinnän muoto vaikuttaa suoraan siihen, miten tehokasta yhteistyö on. Sähköposti on monelle se ensimmäinen (ja viimeinen) vaihtoehto, mutta valitettavasti se on usein juuri se huonoin työkalu asynkroniseen tiimityöhön. Miksi näin?

Sähköposti piilottaa yhteisen työn

Sähköposti on viestintää, ei yhteistä työskentelyä. Kun keskustelut hautautuvat ketjuihin ja vastausketjuihin, menetetään näkyvyys siihen, kuka tekee mitä ja missä vaiheessa ollaan menossa. Kun asiaa ei voi kommentoida suoraan kohtaan, joka vaatisi täsmennystä, syntyy virheellisiä oletuksia ja työ seisoo.

Eikä sähköposti ole edes avoin

Yksi suurimmista asynkronisen tiimityön eduista on se, että tieto on kaikkien saatavilla silloin, kun he sitä tarvitsevat. Sähköposti sen sijaan on suljettu — keskustelu käydään kunkin henkilökohtaisissa postilaatikoissa. Jos joku jää pois ketjusta tai tulee uutena mukaan, yhteinen ymmärrys katoaa.

Miten sitten pitäisi kirjoittaa?

Asynkroninen kirjoittaminen edellyttää suunnitelmallisuutta ja pelisääntöjä. Tässä muutama nyrkkisääntö, joilla pääset alkuun:

1. Valitse oikea alusta: Käytä alustaa, jossa keskustelua voi käydä avoimesti ja jossa tiedot säilyvät loogisesti. Esimerkiksi Trello, Asana, Notion, Google Docs tai Teamsin kokousmuistiot ovat hyviä vaihtoehtoja.

2. Otsikoi ja jaa selkeästi: Kirjoita selkeästi ja jaa viestit otsikoiden ja väliotsikoiden avulla. Aloita viesti yhteenvetävällä tiivistelmällä: mitä haluat, mikä on tavoite, ja mihin mennessä.

3. Kirjoita ihmiselle: Muista, että ruudun toisessa päässä on ihminen. Käytä selkeää kieltä, vältä ammattislangia ja varmista, että viestistä välittyy toivottu sävy. Hymiöt ja selittävät esimerkit ovat usein tarpeen.

4. Ylikommunikoi mieluummin kuin alikommunikoi: Kerro kaikki oleellinen. Missä tiedot ovat? Milloin asia pitää olla valmis? Kuka vastaa mistäkin? Mikä on seuraava askel? Muutama lisäminuutti viestin selkeyttämiseen voi säästää päiviä myöhempää pallottelua.

5. Sovi dokumentoinnista: Mihin yhteinen keskustelu ja päätökset dokumentoidaan? Varmista, että jokainen tietää mistä tiedon löytää ja mihin mitäkin kirjataan.

Sähköposti ei riitä asynkronisen tiimityön alustaksi, koska se ei tue avoimuutta, selkeyttä eikä yhteistyön rytmittämistä. Kun haluat parantaa etätiiminne yhteistä ajattelua ja vähentää turhaa viestien pallottelua, panosta hyviin kirjoittamisen pelisääntöihin ja valitse viestinnälle paremmat välineet.