Meille tuli vastaan mielestämme sopiva viitekehys“5 levels of remote work” eli 5 eri etätyön tasoa, josta voi peilata, millä tasolla oma organisaatio voisi olla suhteessa etätyöskentelyyn. Tämän kehyksen on esitellyt Automatticin CEO Matt Mullenweg ja Steve Glaveski käsittelee aihetta artikkelissaan “The 5 Levels of Remote Work” (2020 Medium post), josta seuraavat näkökulmat on poimittu.
Mitkä nämä 5 eri tasoa ovat?
Taso 1 on “non-deliberate action” - eli miten sen nyt suomentaisi, tahattomaksi toiminnaksi ehkä. Tällä tasolla organisaatiossa on joitakin etätyön välineitä, kuten läppärit ja sähköposti, ja työntekijät pystyvät jokseenkin työskentelemään etänä. Käytännössä mitään ei ole tehty etätyön edistämiseksi. Kaikki mitä ei ole pakko tehdä etänä, tehdään toimistolla. Useimmat organisaatiot olivat tällä tasolla ennen korona-aikaa.
Taso 2 on “Recreating the Office Online”- eli toimiston muuttaminen etäversioksi. Tällä tasolla monet organisaatiot ovat ehkä nyt vuonna 2023. Välineitä on jo mietitty etätyön näkökulmasta käsin, on todennäköisesti Zoom tai Teams olemassa ja ehkä Slack, mutta käytännössä on vain viety toimiston käytännöt ja toimintatavat etämoodiin. Tässä tasolla odotetaan, että työntekijät vastaavat puhelimeen ja viesteihin nopeasti ja tiettyinä aikoina - yleensä 8-16 välillä. Haittapuolia ovat ns. Teams-kokousähky, kymmenittäin pieniä häiriöitä päivän aikana esimerkiksi puhelimen tai muiden pikaviestinohjelmien kautta sekä sähköpostin maaninen tsekkaus koko päivän ajan.
Taso 3 on “Adapting to the medium” - tämän kömpelöhkö suomennos voisi olla sopeutumista erilaisiin työvälineisiin, toisin sanoen tällä tasolla hyödynnetään erilaisia medioita, kuten jaettuja ja avoimesti yhteistyöstettäviä dokumentteja (kuten Google Doc) siten, että kaikki voivat nähdä dokumentin keskeneräisyyden ja työstön reaaliajassa. Tässä vaiheessa satsataan myös työntekijöiden välineisiin kuten mietitään valaistusta videoneuvotteluihin tai parempia ja sivuääniä estävien mikkien hankkimista. Tässä kohden myös korostuu entistä enemmän kirjoittaminen kommunikaation keinona ja nimenomaan mahdollisimman selkeä ja yksiselitteinen kirjoittaminen. Tasolla 3 aletaan jo välttämään tai vähintäänkin järkeistämään kokouksen pitämistä ja lyhentämään kokousaikoja sekä muutenkin miettimään työn tekemisen tapoja - miten meidän kannattaa tehdä töitä niin, että saadaan työt tehtyä.
Taso 4 on “Asynchronous Communication” eli asynkronista kommunikointia. Tasolla 4 mahdollistuu häiriötön, keskeytymätön työskentely, mikä lisää tuottavuutta ja saa tekemään parempia päätöksiä. Läsnäoloa ei enää sekoiteta tuottavuuteen. Yhdessä on sovittu toimintatapoja ja valittu käyttöön alustoja, jotka tukevat eriaikaista työskentelyä. On myös määritelty kuinka toimitaan ns. hätätilanteissa, jolloin asia pitää saada hoidetuksi heti.
Taso 5 onkin sitten jo taso “Nirvana” - eli ilmeisestikin jotain taivaallisen tavoiteltavaa:-). Tällä tasolla hajautettu tai etätiimisi toimii paljon paremmin kuin ns. lähitiimi ikinä pystyisi. Toisin sanoen työntekotavat ja pelisäännöt on suunniteltu hajautetun työnteon kannalta optimiksi.
Meistä tämä luokittelu kuulosti hyvinkin järkeenkäyvältä ja tähän aikaan sopivalta (the pun intended). Useimmat asiantuntijaorganisaatiot lienevät tällä hetkellä tasojen 2-3 välimaastossa. Tällä hetkellä on selkeästi painetta ja ehkä tahtotilaakin selkeyttää toimintatapoja. Porukka on väsynyt työpäivien kokousmaratoneihin. Työn tekemisestä tapoihin sisältyy paljon tunteita ja asioista tulee helposti henkilökohtaisia. Myös työpaikan kulttuuri vaikuttaa paljon. Ja kuten tiedetään kulttuurin muutos vie aikaa. Työyhteisöissä kannattaa tässä hetkessä keskustella yhdessä siitä, millaisilla työtavoilla syntyvät tulokset, joista asiakas saa parhaan hyödyn.
**
Käsittelemme tätä samaa asiaa myös podcastimme jaksossa "Mikä ihmeen asynkroninen työ?", jonka pääset kuuntelemaan tästä.