Tekniikka on ehkä se useimmiten pohdintaa aiheuttava kohta hybriditilaisuuksissa ja siinä on toki monia mahdollisia valintoja, mutta myös simppeleitäkin ja toimivia toteutuksia on mahdollista tehdä. Joskus tekniikka on se mörkö, joka estää myös uusien, sopivien välineiden käyttöönoton. Usein taas tekniikka mahdollistaa meille uskomattoman helposti erilaisia asioita - kuten yhtenäisen etätilaisuuden pitämisen usealta eri paikkakunnalta eri puolilta maailmaa.
On mahdollista tehdä hybriditilaisuus kiinnittämättä liikaa huomioita tekniikkaan, vaan antaa tekniikalle se paikka joka sille kuuluu. Testaa tekniikka aina ennen tilaisuutta, jolloin varmistut tekniikan toimivuudesta ja voit tämän jälkeen keskittyä rauhassa tilaisuuden sisällön suunnitteluun.
Hybriditilaisuuksien yleisiä tekniikkaan liittyviä kipukohtia ovat
• mikitykset paikan päällä oleville - saadaanko kaikki paikalla olijat etäosallistujille riittävästi kuuluviin,
• saadaanko kaikki osallistujat riittävän hyvin toisilleen nähtäville screeneille tai tietokoneille,
• onko osallistujilla yhtälaiset tekniset työkalut, joilla tilaisuuteen voi osallistua (esimerkiksi jos halutaan dokumentoida tai yhteistyöstää tilaisuudessa jotakin).
Nämä ovat pieniä, helposti ratkaistavissa olevia asioita, mutta osallistumiskokemukseen kuitenkin merkittävästi vaikuttavia elementtejä, jolloin ne toki vaikuttavat myös tilaisuuden "kokonaisarvosanaan”.
Äänentoisto on numero yksi
Kaikkein olennaisinta tekniikan näkökulmasta on, että kaikki osallistujat ja fasilitaattori kuulevat toisensa. Paikan päällä olevien omien koneiden mikit tulee lähtökohtaisesti pistää kiinni / mutettaa, ettei ääni lähde kiertämään. Etäosallistujien äänet pitää saada kuulumaan myös paikan päällä osallistuville.
Hyvä konferenssimikki on hybriditilaisuuksien äänen avain. Riittävän hyvällä konferenssimikillä saat hoidettua sekä paikalla olevien puhujien ja osallistujien äänet sekä etäpuhujien äänet samalla kertaa. Mikäli tilaisuus on isompi kuin konferenssimikit antavat myöten, kannattaa äänisuunnitteluun palkata ulkopuolinen asiantuntija.
Katse kameroihin
Ideaalitilassa paikan päällä olevista saataisiin ainakin seuraavat näkymät:
-1 kamera kuvaa tilaisuuden vetäjää / fasilitaattoria
-1 kamera kuvaa yleiskuvaa koko tilasta, jossa näkyy kaikki osallistujat TAI jokainen osallistuja kuvaa oman koneen kameran kautta itseään
Fasilitaattorin kamera voi olla yksinkertaisimmillaan tietokoneen kamera tai tietokoneeseen kytketty ulkoinen webbikamera – tämä tulee asettaa niin, että se kuvaa sitä aluetta, missä fasilitoijan on luonnollisilta olla suurimman osan ajasta.
Yleiskuva huoneesta on haastavampi kysymys ja ideaalitilassa yleiskuvakamerana olisi erillinen kamera jalustalla, joka on kytkettynä tietokoneeseen. Yleiskuvaksi kelpaa paremman puutteessa myös tietokoneen kamera tai ulkoinen webbikamera tai kännykän kamera. Oleellista on, että kamera asetetaan niin, että siitä näkyy koko huoneen osallistujat riittävän hyvin.
Muista myös etäosallistujan tekniikka
Etäosallistujien teknisiin valintoihin ei useinkaan pysty vaikuttamaan, mutta onneksi ainakin uusissa tietokoneissa on integroituna hyvä mikki + hyvälaatuinen webbikamera. Äänen ja kuvan laadun takaamiseksi etäosallistujille voi suositella kuulokkeita ja erityisesti kuulokemikkejä.
Etäosallistujan muistilista:
Varmista, että kuva on selkeä. Varmista, että tila on riittävän valoisa ja valo tulee edestäpäin.
Varmista, että nettiyhteytesi on hyvä. Voit testata nettisi nopeuden esim. näistä: speedtest.fi ja nopeustesti.fi
Testaa, että ääni kuuluu selkeästi.
Käytä taustakuvaa tai huomioi muutoin taustasi siisteys.
***
Mikäli tekniikkamörkö mietityttää enemmänkin, tutustu jaksoomme "Tekniikka! Tekniikka! Tekniikka!" Youtubessa tästä.