Miten järjestää onnistunut tilaisuus, jossa on osallistujia sekä paikan päällä että etänä?
Entäpä miten varmistat, että tapahtumassasi huomioidaan riittävästi sekä läsnäolijat että etäosallistujat?
Ja ylipäätään, kannattaako hybridiä edes pitää, jos sen pystyy välttämään?
Aluksi muutama sana hybridi-termistä. Hybridi-sanana tarkoittaa joidenkin asioiden yhdistelmää, meidän puhuessa hybridistä, tarkoitamme tilaisuutta tai tapahtumaa, jossa tehdään asioita sekä virtuaalisesti mistä vain tai sitten osin paikan päältä, vaikka toimistolta yhtäaikaisesti. Hybridi-sana on kuitenkin sen verran kiva, että nyt kun se on tullut “yleiseen kansalliseen sanavarastoomme”, huomaa, että sanaa viljellään hyvin monenlaisissa yhteyksissä. Tiesitkö muuten, että hybridi sanan latinalainen kantasana ”hybrida” tarkoitti roomalaisen ja muuta alkuperää olevan lasta tai vapaan ja orjan lasta?
Olemme järjestäneet lukuisia hybriditapahtumia ja tiivistäneet oppimme kolmen kohdan reseptiin, jotka mahdollistavat onnistuneen hybriditilaisuuden:
Tuplasuunnittele
Käytännössä kun suunnittelet hybriditapahtumaa, suunnittelet kahta yhtäaikaista tilaisuutta: sekä fyysistä, paikan päälle tulijoiden tilaisuutta että etätilaisuutta, johon osallistutaan omilta läppäreiltä paikkariippumattomasti tai osallistumispisteistä.
Suunnittele sisältö ja ohjelmaa molemmista näkökulmista, vältyt tai ainakin osaat varautua yllätyksiin paremmin. Silloin et joudu keksimään ad hoc miten fasilitaattorina tai tilaisuuden vetäjänä luovit yllättävässä tilanteessa. - jos joku ei näe ohjeita tai pysty osallistumaan yhteistyöskentelyyn tai ei kuule jotakuta osallistujaa tai ei näe oikeastaan mitään relevanttia.
Kun suunnittelet tilaisuuden"ETÄ EDELLÄ" etäosallistujan näkökulmasta, ovat “olosuhteet” ja suunnitelmasi todennäköisesti sellainen, johon myös paikan päällä olevat pystyvät ottamaan yhtä lailla osaa.
Varmista tekniikka
Tekniikka on ehkä se useimmiten pohdintaa aiheuttava kohta hybriditilaisuuksissa ja siinä on toki monia mahdollisia valintoja, mutta myös simppeleitäkin ja toimivia toteutuksia on mahdollista tehdä. On mahdollista tehdä hybriditilaisuus kiinnittämättä liikaa huomioita tekniikkaan, vaan antaa tekniikalle se paikka joka sille kuuluu. Tekniikka täytyy aina testata ja kun toimivuus on varmistettu, pääfokus hybriditilaisuuden suunnittelussa tulisikin keskittää tilaisuuden sisältöön.
Yliohjeista
Hybriditilaisuuksia ennen, sen aikana ja jopa sen jälkeen on syytä ohjeistaa mieluummin yli kuin ali.
Ohjeista paikan päälle tulijat.
Ohjeista etäosallistujat.
Sisällytä ohjeistuksiin myös tilaisuuden odotustenluontia ja mitä osallistujilta odotetaan, mahdollisesti myös asioiden ennakkotyöstöä tai ennakkotehtäviä.
Testaa ja ohjeista tarvittaessa tekniikka myös osallistujien kanssa.
Ohjeista tilaisuudessa kaikki tehtävät ja harjoitukset ja tauot mieluiten tuplana, sanoen (ja toistaen sanomasi) sekä myös visuaalisesti esim. kirjoittaen.
Todella tärkeä osa hybriditilaisuuksia on sekä lähi- kuin etäosallistujien osallistaminen (usein meiltä kysytäänkin nimenomaan sitä, miten osallistaa hybriditilaisuuksissa onnistuneesti molempia osallistujakuntia). Tähän teemaan tullaan palaamaan vielä myöhemmin tässä blogissa.
Mikäli kaipaat lisävinkkejä hybriditilaisuuksien järjestämiseen, tutustu alta hybridioppaaseemme.