Miten osallistan etä- ja hybriditilaisuuksissa? Siinä on ikuisuuskysymys, joka toistuu säännöllisesti koulutuksissa ja valmennuksissa. Eräässä fasilitointivalmennussa, jossa mukana oli lähes 400 osallistujaa, teimme ennen koulutuksen alkua taustakyselyn, jossa kysyimme millä osa-alueella haluat kehittyä eniten. Selkeästi tärkeimmäksi asiaksi nousi osallistujien osallistaminen ja aktivointi. Etänä osallistujan on helppo vetäytyä hiljaisuuteen varsinkin, jos mukana on iso tai tuntematon porukka. Psykologisen turvallisuuden luominen korostuu.
Etätilaisuuksissa vuorovaikutusta on rakennettava eri tavalla kuin perinteisissä kohtaamisissa.
Virtuaalityöskentelyssä voidaan osallistaa monella eri tapaa. Olennaista on suunnitella toteutus osallistujien ja vuorovaikutuksen tarpeiden mukaan. Tiedotustilaisuus on erilainen kuin yhteistä dialogia vaativa strategian työstäminen.
Mikäli tilaisuudessa vuorovaikutus on merkittävässä roolissa, silloin tärkeää on, että ei mennä tekniikka vaan vuorovaikutus, työskentelyn sujuvuus ja tavoite edellä. Todella tärkeää on, että heti tilaisuuden alussa osallistetaan tavalla tai toisella. Ryhmän koosta riippuen osallistaminen voi olla yhteistä juttelua, voidaan myös jakaa osallistujat alustasta riippuen pienryhmiin. Voidaan osallistaa chatilla tai esim valita näytöllä olevista kuvista, sellainen joka kuvaa fiilistä. Tärkeää on se, että kaikilla on mahdollisuus osallistua ja tulla kuulluksi. Myös kameran päällä pitäminen lisää osallisuuden ja yhteisöllisyyden tunnetta.
Mikäli painopiste on keskustelussa ja yhteisen ymmärryksen luomisessa, fasilitoidaan “pienesti” - käytetään chattia, jaetaan puheenvuoroja, tehdään tarkentavia kysymyksiä. Myös silloin kun osallistujien tekninen osaaminen on vähäistä, kannattaa tekniikan rooli olla pieni.
Mikäli työpajassa tai kokouksessa tuotetaan runsaasti tietoa, kannattaa hyödyntää erilaisia sovelluksia ja digitaalisia mahdollisuuksia. Silloin voidaan käyttää esim Flingaa, Padlettia, Miroa, Howspacea tai muita sovelluksia. Tämä edellyttää, että osallistujilla on riittävän hyvät digitaidot, jotta työskentelytavasta ei tule hidaste tai este osallistumiselle. Ja myös virtuaalifasilitaattorilla täytyy tekniikka olla hallussa. Erittäin hyvä vaihtoehto on se, että mukana on toinen henkilö, joka keskittyy vain sovellusten käyttöön. Ilman muuta kannattaa hyödyntää myös visualisointia virtuaalifasilitoinnin apuna. Se auttaa ymmärtämään kokonaisuuksia, ilmentämään tunnetiloja ja ajatuksia. Myös osallistujien omat piirrokset, esineet tai erilaiset taulukot, janat ja kartat auttavat asioiden esittämistä, mieleenpainumista ja ymmärtämistä.
Virtuaalisiin tilanteisiin voit tuoda mukaan live-maailman asioita esim yhdistele työpajaan maanläheisiä elementtejä eli tuo vaikkapa kotikutoisia piirroskuvia esitysdioihisi. Kuvien merkitys on suuri!
Hybriditilaisuuksissa myös etäosallistujat mukaan
Osallistamiseen hybrideissä on lukuisia tapoja. Pääsääntönä on, että menetelmien täytyy olla sellaisia että sekä lähi- ja etäosallistujat voivat yhtälaisesti osallistua. Usein ongelmana on se, että etäosallistujat unohtuvat ja jäävät kuunteluoppilaiksi.
Kootut vinkit osallistamiseen hybriditilaisuuksissa:
Huolehdi, että alussa jokaisen on mahdollista osallistua - vapaamuotoinen keskustelu, pariporina, chat, yhteinen valkotaulutyöskentely. Tämä lisää aktiivisuutta ja luottamusta.
Kerro alussa selkeästi, miten voi osallistua, kuinka puheenvuorot pyydetään.
Hyödynnä chattiä monipuolisesti.
Hyödynnä hymiöitä ja muita reaktioita.
Voit osallistaa myös hiljaisella työskentelyllä.
Jaa osallistujat pienryhmiin.
Hyödynnä kyselytyökaluja ja kysy nopeita kysymyksiä (ns. polls).
Lopuksi vielä kolme kultaista neuvo sinulle, kun osallistat etä- ja virtuaalitilaisuuksissa:
Comments